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Einmal Mobile Office mit Schokolade, bitte

Aktuell sind Unternehmen in Deutschland dazu aufgefordert, ihre Mitarbeiter_innen nicht im Büro arbeiten zu lassen. Doch wie funktioniert Mobile Office am besten? Die SCHOKOLADENSEITE.net hat als Internet-Agentur da schon seit Jahren gute Erfahrungen gemacht, die sie hier einmal vorstellen möchte.

Mobile Office mit Schokoladengeschmack

Unsere Arbeit findet in der digitalen Welt statt, unser Werkzeuge bestehen letztlich aus Bits und Bytes – irgendwie lag es auf der Hand, dass die SCHOKOLADENSEITE.net ihre Projekte von Anfang an mit einer Projektmanagement-Software verwaltet und optimiert. Wir haben uns für Asana entschieden, weil wir damit auch größere Projekte gut strukturieren können. Die Erstellung und Verwaltung von Aufgaben, die Gliederung in Unteraufgaben und die Priorisierung sind neuen Teammitgliedern schnell vermittelt, und der Austausch zu den einzelnen Aufgaben läuft direkt über die Software, ganz reibungslos. Als sehr nützlich hat sich auch erwiesen, dass Asana plattformübergreifend funktioniert – mal eben mit dem Smartphone den aktuellen Stand zu checken oder Feedback zu geben ist also gar kein Problem.

Ein Mann sitzt in einem Café an seinem Laptop.
Mit der Projektmanagement-Software Asana können wir uns auf das Wesentliche konzentrieren. Und das (fast) überall.

Über die Auszeichnung mit sogenannten Tags und die Kalender-Funktion ist es ganz einfach, den Überblick über die eigenen Aufgaben zu behalten, sich zu organisieren und einen prima Workflow zu bekommen. Da merken wir fast gar nicht, dass wir gerade nicht mit den Kolleg_innen in unserem schönen Hauptquartier sitzen. Die von vielen kanban-Systemen bekannte Darstellung mit Aufgabenkarten auf einem Board gibt es bei Asana übrigens auch. Wenn wir mal bei einem nicht zu komplexen Projekt vor allem gute Übersicht benötigen, greifen wir aber auch direkt zu einem der “Klassiker” und verwenden Trello.

Kartentricks mit Trello

Die Kiste mit der Übersicht steht meistens bei unserer Geschäftsführerin Andrea im Büro, aber natürlich sollen wir auch alle ein Stückchen davon haben. Daher benutzen wir mit Trello einen Klassiker der Aufgabenmanagement-Plattformen, wenn es darum geht, fix ein kleineres Projekt überschaubar zu organisieren. Die Karten auf dem Trello-Board sind nämlich schnell gemischt 🙂 Wer das noch nicht gesehen hat: es gibt für jede Aufgabe eine Karte (jap. 看板 kanban, eigtl. so eine Art Laufkarte in der Produktion), die üblicherweise in mindestens drei Spalten (unerledigt, in Bearbeitung und erledigt) abgelegt und während des Projekts je nach Status weiter geschoben und kommentiert wird. Das ist also ganz unmittelbar einleuchtend und auf dem Board schön übersichtlich.  Ansonsten gibt es über dieses Programm nicht viel zu sagen – ein Klassiker halt, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität.

In einer Fotomontage kleben auf einem Laptop-Bildschirm so viele Haftnotizen, dass er ganz verdeckt ist. Der Laptop steht draußen auf einem Holztisch.
Mit einem Kanban-System kann man sich die Arbeit übersichtlich strukturieren und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. Mit Haftnotizen geht das im Mobile Office nicht so gut …

Das SCHOKO-Team bei Teams

Aus einer beliebten Fernsehserie der Achtzigerjahre stammt das Zitat “Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert!” Das gilt natürlich auch für das fast genauso berühmte SCHOKO-Team. Damit wir beim Abschluss eines Projektes von unserer PMin diesen Satz hören dürfen, muss die Zusammenarbeit stets reibungslos klappen. Für den direkten Austausch, ob per Chat, Anruf oder mit Live-Bildern aus dem Homeoffice, benutzen wir Teams von Microsoft. Auch da ist es sehr praktisch, dass es sehr zuverlässig auf den meisten Plattformen läuft und z.B. Dokumente problemlos geteilt werden können. Ein kleiner Höhepunkt der Arbeitswoche ist immer das SCHOKO-Stand-up auf Teams am Montagmorgen, in dem alle über die laufenden Projekte informiert werden, kleine Online-Schulungen stattfinden und auch mal extrem schwierige Rätselfragen gestellt werden. Ja, genau, am MONTAGMORGEN. Wir sind eben ziemlich krass. Wir sind das #SCHOKOTeam.

Viele Personen bilden einen Kreis und legen in der Mitte die Hände übereinander.
So etwas machen wir gerade nur virtuell, aber es kommen bestimmt wieder andere Zeiten …

Wenn du Lust bekommen haben solltest, Teil unseres unfassbar tollen Teams zu werden, dann schau doch einmal in unsere Stellenanzeigen.

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